普段あまり意識してはいないけど、周りの人から褒められたちょっとした仕事術を書いていきます。
これを読めば、あなたの仕事が少し早くなるかも？しれないです笑
TODOリストをつくる
私は仕事をやる時に、必ず最初にエクセルで作成したTODOリストを開きます。
これはやることは何かを書いた一覧です。例えば「誰々に〜を確認する」とか「〜のデータを作成する」とかそういったことを書いていきます。
その横のセルに備考欄を作り、「誰々と誰々に報告」とか「〜の確認待ち」とかメモやステータスを書いていきます。
そのまた横のセルに「完了目標日or期限」欄、「完了フラグ」欄、「完了日」欄を作り、どんどん埋めていきます。
これをすることにより、いつまでに何をやればいいかが明確になり、仕事を忘れることがなくなります。
本当に忙しい場合は、このTODOリストを書く余裕すらなく、ひたすらポストイットのメモが増えていきますが、ある程度余裕があればこのTODOリストで仕事をすることは有効です。
必ずマルチタスク能力が上がります。
フォルダで残しておく
これはフォルダを仕事ごとにきちんと整理しておくとわかりやすいよということです。もちろんルーチンワークは月ごとだったら年のフォルダを作って、その下に月ごとのフォルダを作って、ファイル等を格納していくのが普通だと思いますが、それ以外の仕事に関してもフォルダを作るということです。
例えば突発的な仕事だったとしても、年月日を入れたフォルダ名を作成し、そこに仕事の痕跡を残しておく。そして、過去３年位はそれを残し続けておく。
これは後から前の仕事の時にどうやったのかを見返す時や参考にしたりすることがよくあるからです。一度頼まれた仕事は２回目もあることが多いので、こうやって残しておくととても便利です。
その時に作成した数字やグラフ、報告書の書き方を、次回の時に転用することもできたりします。
フォルダにメモを入れる
これはその仕事をやった時に気づいたことをフォルダにメモとして残しておくということです。
ルーチンワークの場合、過去のフォルダをそのままコピーして新しいフォルダを作成するかと思いますが、このメモが残っているととても便利なんです。
例えば前回ミスをした時に、ここに注意しておけばミスしなかったというような注意点を残しておきます。
ポイントはメモ帳やエクセルで「気づいた点」みたいにファイル名を作成して、中に文章を書いていくのではなく、メモ帳のファイル名自身をメモにすることです。
これをすることによってそのフォルダにアクセスした時に、直接的にそのメモが視覚に入ることになります。
仕事で忙しくなったりしてくると、「気づいた点」というようなファイルがフォルダにあったとしても、面倒くさいのでそれを見ないで仕事を進めたりするようになります。
その点、フォルダに直接文章が入っていれば嫌でも目につくので、必ずメモを見ることになり、仕事のミスが減っていきます。
まとめ
1.TODOリストをつくる
2.フォルダで残しておく
3.フォルダにメモを入れる
営業などの方には活かせないかもしれませんが、デスクワークをメインでしている方であれば、これらのことをすることでマルチタスク能力や事務処理能力が上がるのではないかと思います。是非試してみてください！
